Versenyszervezői egyszeregy

Versenyszervezői 1×1

Rendezői ellenőrző lista az ötlettől, a megvalósításig (Nem csak kezdő rendezőknek…).

A verseny megtervezése

Találd ki a helyszínt, a távot, a verseny nevét (kerüld a névazonosságot, de még a hasonlóságot is, próbálj egyedi nevet kitalálni)

Készíts útvonalat, és találd ki a frissítőpontok helyét (próbáld kerülni a forgalmas utakat, a frissítőpontokat úgy tervezd, hogy autóval is meg tudd őket közelíteni)

Találd ki a verseny dátumát (egyeztess a Nemzeti Parkkal, nézd meg a versenynaptárakat, egyeztess más rendezőkkel is)*

Foglald le a honlapod domain-ét (mielőtt elkezded, guglizz rá, és keress egyedi web domaint). Készítsd el, készíttesd el a honlapot (a honlap felépítéséről a cikk végén bővebben olvashatsz)**
-Készítsd el a versenyed kiírását. Nagyon gondold át a létszámlimiteket, a regisztráció kezdetének és végének a dátumát, a kötelező felszereléseket
-Törekedj minnél zöldebb rendezvényt szervezni, felejtsd el az egyszerhasználható műanyagokat
-Jelentkezz be az ITRA-hoz

Találd ki, hogy a verseny pénzügyeit, hogyan fogod bonyolítani. A befolyt nevezési díjakról számlát kell kiállítanod, ehhez pedig egy egyesület, alapítvány, cég, stb. kell

Hatóságok
– Szerezd be az engedélyeket (Környezetvédelmi Hivatal, Erdészetek, Közútkezelők, Artisjus)***
– Köss felelősségbiztosítást
– Egyeztess a rendőrséggel (vidd magaddal a verseny programját és útvonalát)
– Vedd fel a kapcsolatot a tűzoltósággal is (pl. ha a célzóna egy utcán van)
– Válassz egészségügyi szolgáltatót (ha nem tudod, hogy milyen és mennyi mentő kell, bármelyik szolgáltató készséggel elküldi a törvény idevágó részét)
– Keresd meg a helyi polgárőröket (rajt-cél terület őrzés, kereszteződéseknél való átkelés biztosítása)
– Kérj területfoglalási engedélyt a helyi önkormányzatoktól, ha a frissítőpontok lakott területen vannak

Kezdd el írni a verseny forgatókönyvét (percről-percre)

Készíts marketing tervet

Készítsd el versenyed arculatát
– Kerüld a kliséket
– Készülj fekete-fehér logóval is
– Készíts négyzet alakú logót is, sok helyre kell majd

Foglalj felhőt
– Válassz felhő szolgáltatót, és tárold ott versenyed összes anyagát

Határozd meg a nevezési díjat, és készíts költségvetést (mindenképpen tartalékolj valamennyit a váratlan helyzetekre)

Előkészületek
– Készíts önkéntes regisztrációs űrlapot (szerepeljen benne a verseny neve, dátuma, a rajt-cél és a frissítőpontok nyitvatartása)
– Kezdd el az önkéntesek toborzását a versenyre
– Válasz időmérő céget (ne csak a frissítőpontokra gondolj, hanem az ellenőrzőpontokra is, melyek sokszor a hegyek tetején vannak)
– Tervezz egyenruhát az önkénteseknek
– Tervezz érmet, trófeát (teljesítők, dobogósok)
– Tervezd meg a frissítést (ez az egyik legnehezebb része a tervezésnek, az időjárás nagyban befolyásolja az ételek fogyását, pl. meleg időben sokkal jobban fogy a kovászos uborka, mint hidegben)
– Keress masszőrt (gondold végig, hol fogod őket elhelyezni a versenyközpontban)
– Válasz fotósokat, videóst

Készíts szponzori kiajánlót, és vedd fel a kapcsolatot a lehetséges szponzorokkal (cégek, boltok, intézmények, a versenynek helyet adó települések)

Készíts jelentkezési űrlapot (és teszteld, regisztrálj be rá minden távra 1 nőt és 1 férfit, majd igazold vissza a regisztrációkat) ne feledkezz el a GDPR követelményekről

Publikáld az eseményed
– Készíts Fb oldalt és eseményt (ellenőrizd őket mobilon is)
– Küldd el a versenyed infóit a naptárak kezelőinek (futonaptar.hu, terepfutas.hu)
– Készíts szórólapot/plakátot (digitális formában)
– Indítsd a regisztrációt
– Küldj egy összefoglaló írást a helyi újságnak
– Reklámok (Facebook, Instagram, YouTube)

Határozd meg a VIP futók számát, és küldj nekik meghívót

Hirdesd versenyed a konkurencia versenyein
– Legyen a megjelenésed professzionális.
– Készíttess min 2 db beachflaget, 2 db roll-up-ot
– Kerüld a gerilla marketinget, pl. ne tegyél szóróanyagot a versenyen induló futók autóira
– Jelentkezz csapatoddal konkurens verseny frissítőpontjára és kommunikáld ezt

A verseny előtti pár napban menj, és gyűjtsd be
– Időmérő cuccok (chip, dugóka)
– Rajtszámok, biztitűk
– Borítékok, tasakok
– Érmek, trófeák
– Pólók, bögrék, ereklyék

Készítsd el az önkéntesek beosztását
– Minden fontos pozíción legyen legalább 1 tapasztalt ember
– Készíts Google map útvonalat a frissítőpontokhoz vezető útvonalról
– A frissítőpontokra legalább 2 autóval érkezzenek az önkéntesek, így ha egy sérültet be kell szállítani a versenyközpontba, vagy a kórházba, ez nem lesz probléma
– Ha a versenyen külföldiek is indulnak, legyen pontonként legalább 1 önkéntes, aki beszél idegen nyelven
– Küldd ki e-mailben az önkénteseknek a kézikönyvet

Előkészületek
– Útvonaljelölés (ehhez készítess saját jelölő szalagot, táblát, ügyelj rá, hogy az elérhetőséged legyen feltüntetve ezeken)
– Bérelj teherautót a felszerelés szállításhoz (ha kell, vegyél autópályamatricát)
– Bérelj sátrat, asztalt, padot a frissítőpontokra (lámpát is, ha éjszakába nyúlik a verseny)
– Ha téli verseny, akkor ne feledkezz meg a gázmelegítőkről sem
– Csekkold az áramellátást (Rajt-Cél, éjszakai frissítőpontok)
– Elegendő wc, zuhanyzó, öltöző van a leendő versenyközpontban? Ha nem, bérelj! (a mobil wc-knél nem érdemes külön női és férfi szekciót kialakítani, bérelj piszoárt is, így a fülkék kihasználtsága jobb lesz)

Frissítés beszerzése
– Bevásárlás (gondolj a vegetáriánusokra, vegánokra, glutén és laktóz érzékenyekre)
– Rendeld meg a célkaját (gondolj a vegetáriánusokra, vegánokra, glutén és laktóz érzékenyekre)

Állítsd össze a frissítő/ellenőrzőpontok felszerelését
– Nagyméretű dobozokba pakold össze az élelmiszereket és felszereléseket. A dobozok legyenek felcímkézve, a verseny napján csak ki kelljen osztani őket ( a sajt és uborka szeletelve érkezzen a pontra)
– Az időmérő pontok cuccai mellé ne felejts el enni és innivalót készíteni, hiszen az önkénteseknek nem lesz módja ezeket megvenni a hegytetőn és gyakran elfelejtenek ilyesmit magukkal vinni
– Minden ponthoz készíts check-list-et, a pontra ellenőrzött mennyiségű cucc induljon el

Készülj információval a futók számára (hírlevél, FB esemény)
– Útvonal térkép link,
– Frissítőpontok, rajt-cél helye (Google map)
– Rajt-Cél információk (hol, mit, hogyan, mikor)
– Támogatók és akcióik
– Egészségügyi infók
– Rajtcsomagfelvétel ideje és helye (Google map)
– Vésztelefon száma (legyen rajta a rajtszámon is)
– Eredménylisták (ne legyen elrejtve az oldaladon)
– Live követés link
– Várható időjárás
– Egyéb fontos infók a versenyről

Készülj információval a speaker számára
– Verseny neve, távok
– Szponzorok nevei
– Nemzeti Park által előírt kötelezően bemondandó szöveg
– Kiemelt futók adatai

A verseny napja

Rendezői cucc öv, vagy más kistáskában
– Telefon, fontos számok elmentve benne (pontfőnökök, Erdészet, EÜ személyzet)
– Térkép
– Itinerek
– Toll és papír
– Powerbank és töltőkábel
– Önkéntesek neve és telefonszáma printelve
– Pénz és bankkártya
– Füles

Tegyél ki táblákat
– A település határában
– A Versenyközponthoz vezető fő megközelítési útra

Versenyközpont
– Tegyél ki táblákat az öltözők/WC-k megtalálásához, rajtcsomagfelvételhez, egyéni frissítők leadási helyéhez, masszázshoz
– Pult építése
– Rajtcsomagok ABC sorrendbe rendezve, dobozokban a pult mögött
– Letéti díj gyűjtő doboz a rajtcsomagdobozok mögött
– Regisztrált és VIP futók listája kiprintelve
– Rajtszám/Pólók/Egyéni frissítők tasakja
– Biztitűk
– Pogyászmegőrző matricák/szalagok
– Pénzes doboz
– Jelentkezési lap (ha van helyszíni), tollak
– Laptop feltöltve, böngészőben megnyitva a versenykiírások, rajtlisták, futók összes adata egy kattintással elérhetők legyenek
– Szerszámos láda (olló, ducktape, kábelkötegelő, blu-tack, tollak, lyukasztó, csavarhúzók, csípőfogó, szigetelőszalag, elosztók, hosszabbítók)
– Igazítsd el a versenyközpont önkénteseit. Mondd el nekik a teljes rajtcsomagkiadási és poggyászmegőrzési procedúrát, mi, miért, hogyan történik. Mit kell tenniük, ha problémába ütköznek
– Igazítsd el a frissítőpontok önkénteseit. Mondd el nekik, hogyan viselkedjenek a ponton, mit csináljanak, ha sérült kér segítséget tőlük

Rajt-Cél terület
– Rajtkapu felépítése
– Kordonok elrendezése
– Áramellátás (ügyelj, hogy a kábelek ne fussanak szabadon a földön, legyenek botlás biztos kábelcsatornában)
– Hangosítás kiépítése, mikrofonok tesztje (ha minden tesztelve induljon a zene)
– Molinók elhelyezése a kordonokra
– Óra
– Időmérő dobozok csekkolása
– Clipboard, papír, tollak
– Esőkabátok
– Gázmelegítők ha téli verseny
– Szerszámos láda (olló, kés, csipőfogó, ducktape, csavarhúzó

Bejelentkezés
– Erdészet
– Nemzeti Park
– Rendőrség
– Polgárőrség

Egészségügyi terület
– Sátor a Rajt-Cél területen
– Szakképzett személyzet, cb rádiókkal
– Biztosíts nekik jeget, vizet, takarókat
– Az EÜ személyzet legyen tisztában vele, hogy a problémákkal kihez fordulhat, hogyan érheti el a felelős személyt

Frissítőpontok felszerelése
– Sátor
– Időmérő cuccok
– Kannák
– Asztalok, padok
– Tálaló dobozok
– Kés, vágódeszka, almaszeletelő
– Tölcsér (az izóport sokkal könnyebb beönteni a kannába, ha van tölcsér)
– Szemetes zsákok
– EÜ csomag (steril kötszer, ragtapasz, fertőtlenítőszer, olló, fájdalomcsillapító)
– Infó táblák (pont helye, eddig megtett táv és szint, következő pontig táv és szint)
– Önkéntesek neve, telefonszámai, beosztása printelve
– Pólók és kabátok az önkéntesek méretében
– Kábelkötegelő 3 méretben
– Étel-ital csomag az önkénteseknek

Frissítés (élelmiszer)
– Folyadékok (víz, kóla, kávé, tea)
– Édes (keksz, nápolyi, csoki, gumicukor, aszalt gyümölcsök)
– Sós (keksz, ropi, kisperec, oliva)
– Gyümölcs (banán, alma, paradicsom, narancs, citrom)
– Sajt
– Felvágott, kolbász
– Kenyér, pékárú
– Só (sószóróban)
– Ha kánikula lesz, készülj rengeteg jéggel

Időmérő pontok felszerelése
– Időmérő dobozok
– Toll és papír
– Ponyva eső esetére
– Póló és kabát az önkéntesek méretében
– EÜ csomag (steril kötszer, ragtapasz, fertőtlenítőszer, olló, fájdalomcsillapító)
– Étel-ital csomag az önkénteseknek

Rajt után
– Készülj a célba érkezőkre. Az érmek, célkaja legyenek előkészítve
– A mosdókban, mobil wc-ben töltsd fel az elfogyott papírt
– Gyűjtsd össze a versenyközpontban hagyott vizespalackokat, szemetet
– Hívd fel a frissítőpontok főnökeit, ellenőrizd, hogy minden és mindenki a helyén van
– Állítsd össze a színpadot/dobogót (állíts fel valakit a színpadra/dobogóra és készíts néhány képet, ellenőrizd, hogy elegendő-e a fény, nem lóg be zavaró tárgy, pl. szemetes, a szponzor cuccok láthatóak e)
– Állítsd fel a fotófalat (készíts néhány képet, ellenőrizd, hogy elegendő-e a fény, nem lóg be zavaró tárgy, pl. szemetes, a szponzor cuccok láthatóak e)
– Készülj elő az eredménylista kivetítővel (olyan helyre vetítsd, ahol az álldogáló futók nem fognak dugót okozni)
-Indítsd a pályabontókat

Verseny közben
– Küldd el a Versenyközpont önkénteseit enni
– Vigyél enni az EÜ személyzetnek és a Polgárőröknek
– Ha jól dolgoztál eddig, akkor most lesz időd beszélgetni az önkéntesekkel, interjút adni, szusszanni egy kicsit
– Ha több napos versenyt rendezel, ebben az időben próbálj pihenni

Célzárás után
– Bontsd le a célkaput
– Pakold össze a versenyközpontot
– Készíts önkéntes csapat fotót
– Csekkold a zuhanyzókat, öltözőket, mert mindig van ott felejtett cucc
– Válogasd szét a szemetet, vidd szelektív gyűjtőbe
– Tartalékolj célkaját a zárás után beérkező útvonalbontóknak

Verseny utáni hét

Rendrakás, leltár
Ellenőrizd a pályabontást
Küldj köszönő levelet (önkénteseknek, szponzoroknak)
Küldj egy összefoglaló cikket a hírportáloknak
Készítsd el a következő évi FB eseményt
Aktualizáld a versenykiírást
Küldj hírlevelet az eredménylisták, fényképek linkjével, következő évi dátummal
Gyűjts versenybeszámolókat
Bejelentkezés
– Erdészet
– Nemzeti Park
– Rendőrség
– Polgárőrség
Kezdd elölről

*Nemzeti Parkok

Ha versenyed útvonala Nemzeti Park területen halad, akkor a Környezet Védelmi Hivatal ki fogja kérni a Park véleményét. Mindenki jobban jár, ha előre egyeztetsz a Parkkal, és elkerülöd azokat a területeket, ahol éppen költés van, vagy más miatt nem javasolt arra versenyt vinni.

**Web domain és oldal

– Kerüld az ingyenes tárhelyeket és domain neveket.
– Egy kis versenynek teljesen felesleges a .com végű domain.
– Foglald le az ékezetes domaint is. Pl terepfutas.hu és terepfutás.hu
– Olyan oldalt készítess, amit te is tudsz majd szerkeszteni. Hidd el, fogod is
– A userek több, mint 50%-a mobilon nézi majd az oldalt, ezért minden szöveg és funkció legyen elérhető mobilon is
– Mindenképpen legyen az oldalon egy kép tömörítő
– A versenykiírás, regisztráció, rajtlista, eredménylista, kapcsolat legyen 1 kattintással elérhető
– A versenykiírást ne darabold fel, ne kelljen összevissza kattintgatni
– A fej és láblécben is legyen ott az elérhetőséged
– Ha szöveget vagy képet másolsz az oldaladra, mindig tüntesd fel a forrást.

***Engedélyek

– Erdészetek.Ha nem tudod, melyik erdészetekhez tartozik a versenyed útvonala, akkor egyszerűen hívd fel őket, kérj egy időpontot, és menj be hozzájuk egy térképpel. Segíteni fognak. Az Erdészeti engedélyek díjszabásai változók. Van, ahol semmit sem kérnek (Egererdő), van ahol résztvevőkénti díj van (MecsekErdő) és van ahol sávos díjszabás van érvényben (Pilisi Parkerdő)
– Nemzeti Park. Bár a Nemzeti Parkoknak engedélyezési jogköre nincs, de jó, ha tudod, hogy a Környezetvédelmi Hivatalok mindig kikérik a Nemzeti Parkok véleményét a verseny időpontjáról-útvonaláról. A területileg illetékes Parkőröket érdemes beavatni a terveidbe, kikérni a véleményüket.
– Környezetvédelmi Hivatal. A területileg illetékes hivatalba kell beadnod az engedélyt ügyfélkapun keresztül. A díj 500 fő alatt 5.000 Ft, 500 fő felett 80.000 Ft. Ha az útvonal védett területen halad + 80.000 Ft. Ha a verseny útvonala két (vagy több) Környezetvédelmi Hivatalai területen halad, akkor az Országos Környezetvédelmi Hivatal fogja kiadni (vagy megtagadni) az engedélyt.
– Közútkezelők. Ha a versenyed közúton halad vagy keresztezi azt, akkor Közútkezelői engedélyre is szükséged lesz. Az engedélykérelemhez csatolj egy térképet is, amin jelölöd a teljes útvonalat. Maga a Közútkezelői engedély ingyenes, de a következményei sajnos nem. Ahol a Közútkezelő előírja, ott rendőri vagy polgárőri biztosítás mellett mehet csak a verseny. Javaslom, hogy a Közútkezelői engedéllyel menj a területileg illetékes Rendőrséghez, mert a rendőrség felülbírálhatja a biztosítás fokát, és sok esetben elég lesz a Polgárőri biztosítás (így olcsóbban megúszod a dolgot).
– Artisjus. Ha a versenyed zene szól, Artisjus engedélyre is szükséged lesz. Az engedély díja a résztvevők számától függ.